Die Schnittstelle zur Buchhaltung

CiviCRM ist kein Buchhaltungsprogramm. Und ich neige zur Aussage "und das ist auch gut so"! Denn die Buchhaltung wird bei unseren Organisationen in unterschiedlicher Weise realisiert - von der Durchführung in-house mittels eigenem Buchhalter (z.B. mit Lexware), über die vollständige Erstellung der Buchhaltung durchs Steuerbüro ist alles vertreten - und CiviCRM könnte diese Anforderungen niemals vollständig abbilden.

Aber: Da wir die Finanzdaten sowohl in der Buchhaltung, als auch in CiviCRM auswerten wollen, muss die Schnittstelle zwischen CiviCRM und der Fibu sauber definiert werden!

Damit genau das reibungslos funktioniert, wurden vor einiger Zeit bei CiviCRM - unter dem Namen CiviAccounts - eine Reihe von Buchhaltungs-Funktionen "implantiert": In diesem Zuge wurde unter anderem eine Trennung zwischen "Contributions" (Zuwendungen) und "Financial Transactions" vorgenommen. Eine Zuwendung kann demnach aus mehreren Buchhaltungs-Datensätzen bestehen. Außerdem kann bei den Zuwendungsarten hinterlegt werden, welche Fibu-Konten angesprochen werden - und zwar sowohl für die eigentliche Zuwendung, als auch für Nebenkosten des Geldverkehrs etc. Durch einen speziellen Report können die Finanzdaten so aus CiviCRM exportiert werden, wie sie in der Buchhaltung benötigt werden.

CiviCRM Report: Export Zuwendungen für Buchhaltung

 

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Schnittstelle zwischen CiviCRM und der Fibu zu realisieren:

Variante 1: CiviCRM ist das "führende System"

So funktioniert es: Alle Kontoauszüge von "spendenrelevanten Konten" werden in CiviCRM eingelesen (entweder manuell oder mittels CiviBanking). Für regelmäßige Zahlungen, die mit CiviSEPA innerhalb von CiviCRM verwaltet werden, ist das ganze sogar noch einfacher - denn diese werden bereits automatisch in CiviCRM generiert, hier müssen also nur die vereinzelten Rücklastschriften eingebucht werden. Wenn ein Monat vorbei ist, werden alle Buchungen aus CiviCRM exportiert (hierzu gibt es einen speziellen Report, der gleich die passenden Soll- und Habenkonten mitliefert) und maschinell in die Fibu eingelesen.

Vorteile dieses Ansatzes sind unter anderem: Innerhalb von CiviCRM kann (so wie es die Fundraiser wünschen!) sofort nach der Verbuchung des Zahlungseingangs ein Spendendank-Brief verschickt werden. Der Erfolg von Spendenkampagnen lässt sich quasi sofort innerhalb von CiviCRM ablesen. Und die Spenden stehen zuverlässig im CiviCRM vermerkt, so dass dort auch die Zuwendungsbescheinigungen erzeugt werden können - entweder gleich nach Eingang, wenn gewünscht, oder als Sammelbestätigung am Anfang des Folgejahrs.

Damit in der Buchhaltung möglichst wenig Nachbearbeitungsaufwand entsteht, sollte jedoch die Abstimmung des Kontos bereits im CiviCRM vorgenommen werden, also der Vergleich von Anfangs- und Endbestand mit der Summe der Einzelbuchungen wie im folgenden Beispiel:

Kontobestand am Monatsanfang:   1.234,56 EUR
+ Zuwendungen:      456,78 EUR
- Rücklastschriften, Gebühren, Zahlungen ohne CiviCRM-Relevanz:       -67,89 EUR
= Endbestand am Monatsende:   1.623,45 EUR


 
 
 

 

Wenn diese "Abstimmung" nicht aufgeht, hat man wahrscheinlich eine Buchung in CiviCRM vergessen, oder es wurde versehentlich eine Buchung gelöscht (damit letzteres möglichst selten vorkommt, sollte die Berechtigung "Zuwendungen löschen" nur einem Admin bzw. Super-User vorbehalten sein - der "normale Anwender" sollte die Zuwendungen im Bedarfsfall auf den Status "Storniert" ändern). Es soll nicht verschwiegen werden, dass dieser Abstimmungsvorgang machmal einen erheblichen Aufwand bedeuten kann!

 

Variante 2: Fibu als "führendes System"

Alternativ ist es auch möglich, die Kontoauszüge erst in der Buchhaltungs-Software zu verbuchen und mit den Konten abzustimmen, dann dort die für CiviCRM relevanten Zuwendungen zu exportieren, und diese schließlich in CiviCRM zu importieren. Dies entspricht oftmals dem eingespielten Verfahren vor der Einführung von CiviCRM. Ein Vorteil ist dabei sicherlich, dass der Abstimmungsaufwand im CiviCRM wegfällt.

Allerdings hat auch dieser Ansatz Nachteile: Wenn der "Spendendank" einigermaßen schnell erfolgen soll, sollte die Buchhaltung jede Woche, mindestens aber alle zwei Wochen tätig werden - wenn erst auf den Monatsablauf gewartet wird, entstehen viel zu lange Wartezeiten, bis die Spender ihren Spendendankbrief bekommen. Eure Fundraising-Mitarbeiter werden davon wahrscheinlich nicht begeistert sein...

Ebenfalls zu beachten als zusätzlicher Nachteil, mindestens aber eine Ursache für kompliziertere Abläufe: Wenn Lastschriften innerhalb von CiviCRM erzeugt werden, aber auf den Kontoauszügen nur als Sammler auftauchen, muss eine "Extra-Schleife" eingebaut werden, um die Einzelbuchungen dann doch wieder aus CiviCRM in die Fibu zu bekommen.


Unterm Strich empfehle ich daher aus meiner Erfahrung die Variante 1. Ich kenne aber auch Organisationen, die erfolgreich mit der hier als Variante 2 bezeichneten Lösung arbeiten. In jedem Fall bietet CiviCRM eine gute Unterstützung für die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung.

Dieser kurze Artikel gibt nur einen schnellen Überblick auf das Thema. Weitere Fragen können wir gerne auf unserer Mailingliste besprechen...